Thu. Nov 21st, 2019

Fitec

Economics Review

Perencanaan

11 min read

Perencanaan adalah fungsi penting manajemen. Perencanaan adalah kegiatan di mana manajer menganalisis kondisi saat ini untuk menentukan cara mencapai keadaan masa depan yang diinginkan. Perencanaan adalah kebutuhan organisasi dan tanggung jawab manajerial. Melalui perencanaan, organisasi memilih tujuan berdasarkan perkiraan atau perkiraan masa depan. Kepedulian terhadap masa depan diintensifkan oleh fakta bahwa perubahan yang tak henti-hentinya dan tanpa henti. Tujuan perencanaan, dalam kata-kata Dalton McFarland, adalah dua kali lipat: untuk menentukan tujuan yang tepat, dan untuk mempersiapkan perubahan adopsi dan inovatif.

 

8.2.1. Definisi dan Karakteristik

 

Perencanaan adalah proses intelektual, penentuan tindakan yang sadar, mendasarkan keputusan pada tujuan, fakta dan perkiraan yang dipertimbangkan. (Harold Koontz dan Cyril O’Donnell).

 

Rencana tindakan adalah, pada saat yang bersamaan, garis tindakan yang harus diikuti, tahapan yang harus dilalui, dan metode yang digunakan. Ini adalah semacam gambaran masa depan di mana perkiraan kejadian diuraikan dengan beberapa perbedaan, sementara jaraknya jauh. Menurut George Terry, “Perencanaan adalah dasar dari tindakan paling sukses dari semua perusahaan”.

 

Perencanaan didefinisikan sebagai aktivitas yang digunakan manajer untuk menganalisis kondisi saat ini untuk menentukan cara mencapai tahap masa depan yang diinginkan. Ini mewujudkan keterampilan antisipasi, mempengaruhi, dan mengendalikan sifat dan arah perubahan. (Dalton McFarland)

 

Perencanaan adalah fungsi yang menentukan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan. Ini terdiri dari pemilihan tujuan perusahaan, kebijakan, program, prosedur, dan cara lain untuk mencapai tujuan. Dalam perencanaan, manajer harus dapat memanipulasi ide-ide abstrak dan mengantisipasi dampak dari banyak kemungkinan hasil karena mereka mempengaruhi perusahaan secara keseluruhan. (Theo Haimann).

 

 

Karakteristik atau Fitur Perencanaan

 

(i) Perencanaan adalah fungsi utama manajemen: Ketika merencanakan, manajer memutuskan mana dari alternatif yang harus diikuti, mana kebijakan, prosedur, program, proyek dan sebagainya yang akan dibentuk.

 

(ii) Perencanaan berorientasi pada tujuan: Perencanaan ditujukan untuk menentukan tujuan organisasi dan merancang rencana tindakan yang tepat untuk mencapai tujuan ini.

 

(iii) Perencanaan adalah proses intelektual: Dalam kata-kata Theo Haimann, “Perencanaan membutuhkan kecenderungan mental untuk berpikir sebelum bertindak, untuk bertindak berdasarkan fakta daripada dugaan, dan umumnya berbicara untuk melakukan berbagai hal dengan tertib” .

 

(iv) Perencanaan meluas: Perencanaan meluas dan merangkul semua segmen dan level dalam organisasi.

 

(v) Perencanaan adalah fungsi yang berkelanjutan: Untuk menjaga agar organisasi tetap berkelanjutan, penting bahwa perencanaan harus dilakukan terus menerus.

 

(vi) Perencanaan melibatkan pilihan antara alternatif: Perencanaan melibatkan pilihan di antara berbagai alternatif tindakan. Jika hanya ada satu saja, tujuan, kebijakan, program atau prosedur, mungkin tidak perlu ada perencanaan.

 

(vii) Perencanaan berkaitan dengan pencapaian tujuan kelompok: Perencanaan dengan demikian bertujuan untuk menetapkan tujuan kelompok dan tujuan organisasi daripada berkonsentrasi pada tujuan individu.

 

(viii) Perencanaan fleksibel: Tidak ada rencana yang kaku. Ketika sebuah rencana diadopsi, itu menirukan tindakan yang pasti. Tetapi asumsi di masa depan yang menjadi dasar perencanaan dapat memaksa manajer untuk mengubah rencana semula.

 

8.2.2. Utilitas Perencanaan

 

(i) Perencanaan memungkinkan manajer atau organisasi untuk mempengaruhi daripada menerima masa depan. Perencanaan memungkinkan para manajer untuk memengaruhi produktivitas masa depan demi keuntungan perusahaan, dengan menetapkan tujuan dan mengadopsi tindakan.

(ii) Perencanaan memberi jalan bagi kegiatan yang tertib. Perencanaan memungkinkan koordinasi kegiatan. Dalam proses ini, pekerjaan yang tidak produktif diminimalkan.

(iii) Perencanaan menghasilkan iklim organisasi yang sehat. Keterlibatan orang dalam proses perencanaan meningkatkan iklim perilaku karena menghasilkan pemahaman yang meningkat tentang diri mereka sendiri dan organisasi secara keseluruhan. Sikap positif dikembangkan.

(iv) Perencanaan menyediakan kerangka kerja pemersatu. Perencanaan memungkinkan orang-orang di dalam perusahaan untuk bekerja secara efektif dan harmonis untuk mencapai tujuan bersama.

(v) Perencanaan memberikan arahan dan tujuan untuk organisasi. Perencanaan melibatkan pemikiran logis, serta pengambilan keputusan yang rasional. Perencanaan membantu dalam mengungkap dan mengenali peluang dan ancaman paling awal.

(vi) Perencanaan memberikan dasar untuk kontrol dalam suatu organisasi. Perencanaan menyalurkan perilaku ke arah yang benar dan membantu dalam mengevaluasi kinerja.

 

8.2.3. Keterbatasan Perencanaan

 

Level Perencanaan dan Manajemen

 

Gambar 8.1

 

(i) Ketidaktepatan: Perumusan rencana masa depan berdasarkan perkiraan yang salah mungkin tidak mengarah pada hasil yang diinginkan.

(ii) Memakan waktu: Perencanaan melibatkan penentuan tujuan utama yang ingin dicapai. Ini memakan waktu dan melibatkan energi, waktu, dan mobilisasi berbagai jenis sumber daya.

(iii) Kekakuan: Perencanaan seringkali memberikan kekakuan dalam kebijakan, prosedur, program, dan metode. Keseimbangan antara stabilitas dan fleksibilitas dalam perencanaan harus dipertahankan.

(iv) Mahal: Perencanaan mahal karena memerlukan uang, waktu, dan informasi.

(v) Sikap Manajemen: Perencanaan yang baik adalah proses yang menyakitkan – ini adalah kegiatan intelektual. Ini membutuhkan banyak dokumen dan waktu. Kebanyakan manajer tidak ingin menjalani proses yang menyakitkan dan lebih suka menjadi pelaku daripada pemikir.

(vi) Desain sistem perencanaan yang rusak: Beberapa batasan karena desain sistem perencanaan dapat dicantumkan sebagai berikut:

  • Kurangnya penghargaan: Sistem perencanaan mungkin tidak memiliki mekanisme imbalan dan karena manajer seperti itu cenderung mengarahkan perhatian mereka pada hasil jangka pendek dari kinerja mereka yang membawa imbalan.
  • Kurangnya partisipasi: Ketika perencanaan diberlakukan oleh pihak berwenang, itu dapat menyebabkan kebencian dan perlawanan di antara mereka yang dipaksa untuk mengeksekusi.
  • Kurangnya kegiatan spesifik: Perencanaan tidak dapat efektif kecuali tujuannya spesifik dan jelas.
  • Kompetensi perencana: Seorang perencana harus memiliki tidak hanya keterampilan, tetapi kecerdasan dan keluasan visi, dan untuk perencanaan induk jangka panjang harus memiliki kemampuan untuk memperkirakan.

 

(vii) Perencanaan mencegah inovasi: Perencanaan menuntut komitmen total terhadap kebijakan, prosedur, aturan tertulis, dll. Perencanaan tidak membatasi manajer untuk area yang ditentukan.

(viii) Kurangnya orientasi dan pelatihan untuk manajer: Bagi sebagian besar manajer perencanaan mudah ditunda, karena sama sekali tidak menarik atau berorientasi pada tindakan.

(ix) Ketidakpastian: Perencanaan harus mempertimbangkan banyak ketidakpastian di lingkungan.

Akhirnya, perencanaan hanyalah ritual di lingkungan yang cepat berubah. Perubahan mendadak dan dramatis dalam teknologi, persaingan, peraturan pemerintah, perubahan politik, hukum, etika dan sosial mengurangi efektivitas upaya perencanaan.

 

 

8.2.4. Prasyarat Perencanaan yang Efektif

 

Perencanaan tidak menggantikan fakta untuk penilaian. Itu tidak menggantikan ilmu pengetahuan untuk manajer. Namun, beberapa prinsip umum dapat diikuti untuk membuat perencanaan menjadi efektif.

Buat rencana yang sederhana dan mudah dimengerti. Ketika rencana itu sendiri rumit, itu mengundang kesalahpahaman di antara anggota organisasi.

Selektif dalam rencana. Manajer yang sukses tidak pernah mencoba untuk menutupi terlalu banyak wilayah.

Rencana itu harus diarahkan untuk memenuhi, kebutuhan mereka yang mengimplementasikannya.

Sebuah rencana harus menyeluruh, tidak boleh menghilangkan fungsi atau subfungsi dan tidak boleh mengabaikan detail yang diperlukan. Pada saat yang sama, pernyataan kontroversial harus dihindari / diabaikan.

Menurut Gary Dessler, untuk merencanakan secara efektif para manajer harus mempertimbangkan hal-hal berikut:

(i) Mengembangkan prakiraan yang akurat: Peramalan dapat dibuat akurat dengan mendidik pengguna peramalan dalam seni yang menghubungkan teknik peramalan dengan masalah praktis dan juga mendorong orang-orang yang dipercayakan dengan pekerjaan peramalan untuk melihat ke dalam kebutuhan informasi manajer.

(ii) Dapatkan penerimaan untuk rencana: Anda perlu mengamankan penerimaan dan komitmen dari mereka. Ini dapat dilakukan dengan meminta partisipasi bawahan dalam proses perencanaan itu sendiri.

(iii) Rencana harus masuk akal: Untuk meningkatkan efisiensi rencana, manajer disarankan untuk mengikuti pendekatan sistem terbuka di mana mereka mengenali dan membayar konsentrasi pada lingkungan yang kompleks di mana organisasi mereka berfungsi, selain dari menilai pro & kontra dari sebuah rencana.

(iv) Mengembangkan organisasi perencanaan yang efektif: Perencanaan melibatkan jawaban atas beberapa pertanyaan. Solusi untuk pertanyaan-pertanyaan ini memerlukan cetak biru untuk perencanaan dan ‘organisasi perencanaan’.

(v) Bersikap objektif: Manajer harus, tidak ragu untuk memverifikasi kebenaran di balik gagasan atau kepercayaan pesimistis. Untuk memastikan bahwa perencanaan berhasil, manajer harus objektif.

(vi) Mengukur nilai pasar perusahaan: Salah satu tanggung jawab utama seorang manajer adalah mengukur total pasar dan melihat bahwa pangsa organisasi di pasar sebesar mungkin. Untuk ini, manajer harus memperkirakan bagian perusahaan di pasar.

(vii) Tentukan terlebih dahulu kriteria untuk meninggalkan proyek: Rencana harus selalu menyertakan spesifikasi, disepakati sebelumnya untuk meninggalkan rencana. Manajer setidaknya harus ragu untuk memutuskan koneksi tidak produktif dalam struktur produk / proyek.

(viii) Menyiapkan sistem pemantauan: Rencana sebaiknya bersifat subjektif terhadap penilaian dan tinjauan reguler.

Setiap rencana harus disempurnakan dan direstrukturisasi berdasarkan informasi yang akurat dan tepat waktu.

(ix) Merevisi rencana jangka panjang setiap tahun: Manajemen harus meninjau rencana jangka panjang setiap tahun agar sesuai dengan peluang eksternal dengan sumber daya organisasi dengan cara yang tepat. Dengan meninjau kemajuan yang dibuat pada rencana, alasan kinerja yang kurang atau kinerja yang berlebihan dapat ditemukan.

(x) Sesuaikan rencana dengan situasi: Hari-hari ini perencanaan telah menjadi situasional. Perubahan di bagian mana pun dari lingkungan harus dirasakan dan strategi yang tepat harus ditentukan untuk mengatasi perubahan tersebut ”.

 

 

8.2.5. Langkah-langkah dalam perencanaan

 

Langkah-langkah dalam Proses Perencanaan – Proses perencanaan terdiri dari serangkaian langkah yang saling terkait yang bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi. Langkah-langkah dasar yang terlibat dalam proses perencanaan adalah –

 

  1. Analisis peluang – Perencanaan dimulai dengan analisis peluang di lingkungan eksternal serta tulisan organisasi. Tujuan dapat ditetapkan hanya ketika pemindaian lingkungan yang tepat, yang mengungkapkan peluang yang ada.

 

  1. Menetapkan Tujuan – Langkah selanjutnya dalam proses perencanaan melibatkan penetapan tujuan untuk seluruh organisasi, dan untuk berbagai departemen. Tujuan organisasi memberikan arahan ke rencana besar

 

  1. Menentukan Tempat Perencanaan – Tempat perencanaan mengacu pada lingkungan di mana rencana akan dilaksanakan, Tugas menentukan tempat hanya harus dilanjutkan ke aspek-aspek yang penting untuk rencana.

 

  1. Mengidentifikasi alternatif – Berbagai alternatif layak yang mungkin perlu diidentifikasi untuk mencapai tujuan tertentu, karena mungkin ada berbagai cara di mana tujuan tertentu dapat dicapai.

 

  1. Evaluasi alternatif – Alternatif perlu dievaluasi dalam terang tujuan. Itulah yang ditetapkan, dan tujuan yang ingin dicapai mengingat berbagai kendala dan ketidakpastian yang ada.

 

  1. Pemilihan alternatif terbaik – Pilihan alternatif terbaik, yaitu pemilihan tindakan yang paling tepat. Terkadang dua atau lebih rencana darurat disimpan sebagai cadangan. Ketidakpastian masa depan.

 

  1. Menerapkan rencana – Implementasi atau pelaksanaan mengharuskan pelaksanaan rencana.

Manajer perlu mempertimbangkan serangkaian keputusan penting selama implementasi tindakan yang dinyatakan dalam rencana.

 

  1. Meninjau Rencana – Meninjau rencana membantu manajer mengevaluasi efektivitas rencana.

Suatu sistem tinjauan dan pemeriksaan menyeluruh dapat membantu dalam mendeteksi derivasi dari rencana yang ditetapkan dan langkah-langkah perbaikan dapat diambil sesuai.

 

8.2.6. Tujuan Perencanaan

 

Perencanaan dimaksudkan untuk melayani beberapa tujuan atau kebutuhan penting. Pentingnya atau keutamaan perencanaan berasal dari kemampuannya untuk melayani tujuan-tujuan ini yang secara singkat dinyatakan sebagai berikut:

 

(a) Perencanaan dimaksudkan tidak hanya untuk mengembangkan bentuk organisasi di masa depan yang diinginkan tetapi juga untuk menjembatani kesenjangan antara posisi saat ini dan bentuk masa depan yang diinginkan.

 

(B) Perencanaan bertujuan menyediakan kerangka kerja bagi organisasi untuk membuat keputusan besar di masa sekarang dengan rasa masa depan yang lebih baik dan ide yang lebih baik dari hasil masa depan mereka.

 

(c) Tujuan penting perencanaan yang terkait dengan tujuan di atas adalah untuk memfasilitasi proses pemikiran terpadu untuk mengembangkan jaringan keputusan dan tindakan yang konsisten secara internal dan saling mendukung.

 

(d) Tujuan lain perencanaan berkaitan dengan mobilisasi, alokasi, dan pemanfaatan sumber daya yang efektif dan efisien. Terlepas dari alokasi dan pemanfaatan yang efisien, perencanaan dapat diarahkan untuk melestarikan, menjaga dan mengembangkan sumber daya yang langka yang penting untuk kelangsungan hidup dan keberhasilan organisasi.

 

(e) Tujuan penting perencanaan adalah untuk menyediakan dasar konseptual dan konkret untuk memulai dan menjalankan fungsi-fungsi seperti pengorganisasian, kepegawaian, arahan, dan kontrol.

 

 

 

8.2.6.1 Pendekatan Perencanaan

 

Independen dari filosofi perencanaan di atas, kami dapat mengidentifikasi empat pendekatan berbeda untuk perencanaan dalam praktik aktual di berbagai organisasi. Pendekatan-pendekatan ini dijelaskan sebagai berikut:

 

(a) Pendekatan top-down: – Seperti yang ditunjukkan namanya, manajemen puncak mengambil inisiatif dalam merumuskan tujuan, strategi, kebijakan, dan rencana turunan utama secara komprehensif dan menyatukan mereka hingga ke tingkat manajemen menengah dan pengawasan untuk menerjemahkannya ke dalam hasil kinerja. Manajer selain yang berada di tingkat atas memiliki sedikit peran dalam perencanaan; mereka hanya perlu berkonsentrasi pada implementasi dan kontrol sehari-hari.

 

(B) Pendekatan bottom-up: – Ini adalah pembalikan virtual dari pendekatan di atas dalam arti bahwa proposal rencana berasal dari tingkat manajemen pengawasan, perjalanan hierarki manajemen secara bertahap, dan mencapai manajemen puncak tingkat untuk ditinjau dan disetujui. Dalam pendekatan ini, manajemen puncak umumnya tidak memberikan pedoman apa pun ke tingkat manajemen yang lebih rendah tentang apa yang harus direncanakan dan bagaimana.

 

(c) Pendekatan komposit: – Di sini manajemen puncak memberikan parameter dan pedoman yang luas kepada eksekutif lini di tingkat manajemen menengah dan bawah, memungkinkan fleksibilitas dan dukungan yang diperlukan untuk merumuskan rencana tentatif, yang ditinjau dan diselesaikan oleh manajemen puncak dengan berkonsultasi dengan semua manajer pada tingkat yang sesuai. Pendekatan ini berguna untuk mengembangkan rencana di seluruh perusahaan juga, yang sebagian menarik inspirasi dari ide-ide perencanaan dan perspektif yang dihasilkan di tingkat bawah.

 

(d) Pendekatan tim: – Dalam pendekatan itu, tugas perencanaan dipercayakan kepada tim manajer terpilih, apakah mereka manajer lini atau pakar staf. Fungsi tim di bawah kepemimpinan kepala eksekutif. Ini tidak menyelesaikan rencana seperti itu tetapi memulai proses perencanaan, mengidentifikasi bidang masalah dan peluang, memeriksa lingkungan internal dan eksternal, mengumpulkan informasi, mengumpulkan ide-ide dan merumuskan proposal tentatif untuk dipertimbangkan oleh kepala eksekutif. Tim ini digunakan oleh yang terakhir sebagai kepercayaan otaknya; bahkan mungkin diminta untuk memantau perkembangan rencana dan meninjau kinerja.

 

 

8.2.7. Jenis-jenis Paket: Penggunaan Satu Kali dan Paket Berdiri

 

Untuk memberikan panduan kepada para manajer untuk membuat keputusan, mengambil tindakan dan menyelesaikan masalah, berbagai rencana disusun. Rencana ini membantu manajer dalam mengelola urusan sehari-hari, memanfaatkan sumber daya organisasi secara efisien, dan mengatur perilaku kerja bawahan. Rencana-rencana ini menyediakan basis pemersatu dan konsisten untuk keputusan dan tindakan manajerial. Ini dapat dikelompokkan ke dalam rencana sekali pakai dan rencana berdiri.

 

 

 

 

Rencana Berdiri

 

Rencana berdiri adalah rencana berulang dan digunakan berulang kali dalam situasi yang serupa. Rencana berdiri digunakan berulang kali dalam jangka waktu yang lama. Ini adalah panduan untuk berpikir dan bertindak. Rencana berdiri adalah jawaban untuk masalah berulang dan bersifat permanen atau jangka panjang. Rencana berdiri menyederhanakan proses pengambilan keputusan saat mereka memutuskan sebelumnya apa dan bagaimana berbagai operasi. Mereka memungkinkan manajer untuk menghabiskan upaya paling kreatif mereka pada rencana sekali pakai. Rencana berdiri sangat penting untuk kelancaran operasi. Tujuan, kebijakan, prosedur, dan aturan adalah rencana berdiri penting.

 

Paket sekali pakai

 

Paket sekali pakai digunakan sekali dan kemudian dibuang. Ini dirancang agar sesuai dengan tuntutan situasi atau tujuan tertentu dan ‘habis’ ketika tujuan tercapai atau situasi selesai. Paket sekali pakai digunakan untuk waktu yang singkat. Anggaran, jadwal; proyek, dll. adalah contoh dari rencana sekali pakai. Rencana berdiri dipersiapkan untuk kegiatan berulang sementara rencana penggunaan tunggal dimaksudkan untuk kegiatan yang tidak berulang.

 

8.2.8. Perencanaan Tempat

 

Tempat perencanaan adalah asumsi dasar tentang lingkungan di mana rencana diharapkan untuk dilaksanakan. Tentu saja, perencanaan harus memperhitungkan banyak ketidakpastian di lingkungannya. Panduan bangunan merencanakan secara efektif. Seperti yang ditunjukkan oleh Harold Koontz, tempat perencanaan merinci tahap acara yang diharapkan di masa depan yang diyakini akan ada ketika rencana beroperasi. Mereka adalah lingkungan yang diharapkan dari rencana. Tempat perencanaan sebagian besar berasal dari perkiraan. Keefektifan perencanaan sangat tergantung pada seberapa akurat bangunan tersebut dikembangkan dari data perkiraan. Meskipun tidak mungkin untuk memprediksi kondisi lingkungan di masa depan secara akurat, perencanaan harus didasarkan pada asumsi tertentu tentang lingkungan. Asumsi ini ditangkap dalam bentuk premis perencanaan.

 

Tempat perencanaan dapat dikategorikan menjadi tiga kepala –

tempat internal dan eksternal

tempat yang dapat dikontrol, semi dikontrol, dan tidak terkendali

tempat berwujud dan tidak berwujud

 

(a) Tempat internal dan eksternal: Faktor-faktor yang ada dalam organisasi bisnis memberikan dasar untuk tempat internal. Ini termasuk perkiraan penjualan, arus kas, penganggaran modal, pengeluaran iklan, lini produk, bauran pemasaran, kompetensi personel manajerial, dll. Di sisi lain, tempat eksternal berkaitan dengan iklim bisnis umum yang terdiri dari ekonomi, sosial, kondisi politik, teknologi dalam perekonomian.

 

(B) premis terkendali, semi-terkendali dan tak terkendali: Premis yang dapat dikontrol oleh manajemen dikenal sebagai premis terkendali, Ini termasuk kebijakan internal, kebijakan kredit, rencana investasi, proyek penelitian, peraturan proyek, dll. yang berada dalam yurisdiksi manajemen. Tempat semi-terkendali adalah tempat di mana manajemen memiliki kontrol. Beberapa contoh bangunan ini adalah hubungan serikat pekerja-manajemen, pangsa perusahaan di pasar, strategi pasar, pergantian tenaga kerja, dll. Akhirnya, bangunan di mana perusahaan tidak memiliki kendali dikenal sebagai tempat yang tidak dapat dikendalikan. Contoh dalam kategori ini termasuk bencana alam, perang, pemogokan, inovasi, undang-undang darurat, dll.

 

(c) Tempat berwujud dan tidak berwujud: Tempat yang dapat dinyatakan dalam bentuk fisik nyata (satuan moneter) seperti jam kerja, unit produksi dikenal sebagai tempat berwujud. Di sisi lain, premis tak berwujud adalah yang menentang kuantifikasi! Contoh bangunan tidak berwujud adalah hubungan masyarakat, moral karyawan, reputasi perusahaan, kekuatan kompetitif perusahaan, dll. Meskipun bangunan tidak berwujud tidak dapat dikuantifikasi dalam istilah tertentu, ini tidak dapat diabaikan saat perencanaan.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *